検索とビューワ & 全文OCR
求める情報をスピーディーに探し出せる検索機能と、ヒットしたファイルのヒットしたページを瞬時に表示するビューワ機能をご紹介します。
属性検索
文書登録時に入力した属性項目に対して、キーワードや条件で絞り込み。
「あるお客様に出した文書」「ある期間に作成した文書」をすばやく探し出せます。
全文検索（検索画面/結果表示）
属性項目と添付ファイルの内容に対して、全文検索を行います。
検索結果はサマリ表示と一覧表示を切り替えて表示できます。
サムネイル＆拡大表示
全文検索でヒットしたファイルを素早く直感的に確認することができます。
ヒットしたファイルの先頭ページがサムネイル表示されるので、どんなファイルが検索でヒットしたのか、一目で判断できます。
場所や場面に影響されないビューワ表示
見たいページだけを素早く高品質で表示・確認することができます。
PCと同じように、スマートフォンやタブレットでもブラウザを問わず表示できます。
柔軟なビュー表示
だれでも簡単に個人用や共有用のビューを設定できるので、様々な視点で文書を閲覧できます。
自動全文OCR機能
登録した画像ファイルには 自動全文OCR処理 を行い、透明テキスト付きPDF を生成。
登録とワークフロー
シチュエーションに合わせた文書の登録機能と承認機能についてご紹介します。
様々な入力支援機能
文書登録フォームへの入力がスムーズに行えます。記入漏れや入力ミスなどの事務ミスを抑制します。
柔軟・充実のワークフロー機能
文書登録後にワークフローをまわすことができるため、正規な手続きを踏んだ正式な文書として品質を担保
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経路 ● グループ全員実行
● 合議（並列）
● 多数決承認
● 回覧／通知
● 事前通知（根回し）アクション ● 否認
● 差戻し
● 取り戻し
● ワークフロー中止
● 代理申請／代理承認
● 引上げ承認
● 追記承認応用 ● 自動経路選択
● 承認中の経路変更
● デッドライン
● まとめ申請
● 連続申請
複合機や外部システムからの自動登録
■ 複合機でスキャンしたデータや外部システムが出力したデータを自動で登録
■ 楽々Document Plusにメールを送信すると、フォルダを振り分けて自動で登録
自動登録によるペーパーレス化
■ 複数の書類をまとめてスキャンし、複数のフォルダに振り分けて自動で登録
■ 書類に記載の情報を抽出し、自動で登録／改訂
※ 指定箇所の情報を抽出するエリアOCR機能はオプション対応となります。
セキュリティ
操作権限の考え方、ファイルに関するセキュリティ設定についてご紹介します。
グループを用いたユーザ管理と権限制御
グループという1名以上のユーザの集合を使って、一度の設定で複数のユーザの権限設定を行うことができます。
グループに対してロールを割り当てることで、
人事異動の際に発生する権限変更の手間を最小限にすることができます。
柔軟かつ厳密な権限設定
権限のあるキャビネット/フォルダのみを表示します。
■ 権限を組み合わせた独自のロールを定義することで、柔軟かつ厳密な権限管理を実現します。
■ 部門管理者や、参照権限のみなど、業務や運用に合わせた権限設定が可能です。
添付ファイルのセキュリティ制御
文書の添付ファイルに対し、ダウンロードや印刷の禁止、パスワード付与が可能です。
ユーザの権限や文書の種類に応じて、柔軟なセキュリティ設定が可能です。
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設定 制御内容 効果 元ファイルの
ダウンロード禁止一覧・詳細画面の元ファイルへのリンクが無効になり、ビューワ上の元ファイルのダウンロードボタンが表示されなくなる。 元データ
改ざんの防止PDF/ビューワの
印刷禁止ダウンロードしたPDFファイルやビューワからの印刷ができなくなる（印刷ボタンの無効化／無意味な内容にマスク）。 紙データ
流出の防止PDFファイルへの
パスワード付与PDFをダウンロードする際に、ランダムなパスワードが設定され、パスワードを入力しないとPDFファイルを開くことができない。 電子データ
流出の防止PDFファイルの
ダウンロード禁止ビューワ上のPDFファイルのダウンロードボタンが表示されなくなる（楽々Document Plus上からのビューワ表示のみ可能）。 
※PDFファイルのダウンロードを禁止しつつ、印刷を許可するような設定も可能です。
PDFファイルへの透かし挿入
ＩＳＯ文書管理
ISO文書管理のために必要な機能をご紹介します。
ＩＳＯ文書管理機能
ISO9000/14000文書管理の要求事項に対応する機能が揃っています。
| 要求事項 | 楽々Document Plusの機能 |
|---|---|
| 原本管理がされているか？ | 作成した文書の元ファイル（Word,Excel等）および、閲覧用のPDFファイル（自動生成）を電子データとして保管します。 |
| 最新版が管理されているか？ | 版管理機能により、ユーザは常に最新版を閲覧することができます。 また、改訂前の旧版文書を保管・参照することも可能です。 |
| 定められた承認者によって 承認されているか？ |
承認ワークフロー機能により、定められた経路で電子承認を行います。 また、いつ・誰が承認したのかという記録も確認できます。 |
| 関係者にきちんと配付されているか？ | 配付ワークフロー機能で配付先を設定することで、関係部署・担当者に配付することができます。 |
| 定期的に見直しがなされているか？ | 定期見直し機能で、予め設定したルールに基づき、定期的な見直し実施の通知を管理者に行います。 また、見直し作業の結果も記録できます。 |
| 記録はすぐに取り出せるように なっているか？ |
文書種別ごとのフォルダや属性（文書番号、文書名など）によって、文書を明確に管理できます。 また、高性能の全文検索エンジンを搭載しているので、調べたい内容を簡単に探し出すことができます。 |
| セキュリティが確保されているか？ | 部署や役職、ユーザに応じた閲覧や編集などの権限設定により、「不必要な文書は閲覧・操作させない」ことができます。 |
配付ワークフロー機能/定期見直し機能
手間のかかる各部署への配付や、抜け漏れの発生しやすい定期見直しをシステムの機能として搭載。少ない手間でより確実なISO文書管理を実現します。
表紙付きPDFファイルのダウンロード
文書の属性情報や承認履歴を表紙に追加し、複数の添付ファイルと結合した1つのPDFファイルでダウンロードできます。
ダウンロードしたPDFファイルをそのまま印刷や回覧していただけます。
契約書管理
契約書管理に役立つ便利な機能、運用方法をご紹介します。
文書の期限管理
契約書など期限付きの文書に対して、期限が近づくと関係者にメール通知します。
期限が過ぎた文書は、自動的に期限を延長したり、廃棄することもできます。
関連文書機能
文書間で関連文書の指定ができ、上位文書/下位文書相互に参照が可能です。
基本契約と個別契約などの関連付けなどにご利用いただけます。
関連文書のツリー表示
関連文書をツリー形式で表示し、文書全体の関連性を俯瞰的に把握できます。
基本契約に関連する個別契約や、個別契約に関連する覚書など、深い階層までツリー表示で確認できます。
契約書・ISO文書・図面などの関連する文書を一覧で確認！
文書の新旧比較
旧版文書の添付ファイルの内容と比較し、変更箇所を明示できます。
ページ数の多いファイルも変更箇所をピンポイントに漏れなく確認できます。
更新した契約書の変更点をピンポイントに確認
マニュアルの修正漏れの防止
契約書からの自動属性抽出
AIを使って契約書ファイルから所定の契約書属性を自動的に抽出します。
抽出した内容をもとに自動登録用のCSVファイルが出力され、 楽々Document Plusへ自動登録ができます。
※ 契約書属性抽出はオプション対応となります。抽出精度は元データに依存して変動します。
e-文書法への対応
国税関係書類のスキャナ保存イメージ
※ 第三者による原紙チェックを実施する場合は、３日以内＆自署の条件は外れます。
その他
楽々Document Plusが持っている、その他の便利な機能をご紹介します。
履歴管理・既読状況表示・アクセスログ表示（管理者機能）
■ 履歴管理機能により、ワークフローの情報も記録・管理されるので、品質の高い文書を仕上げるという意識向上にもつながります。
■ 既読状況表示機能により、誰が文書/ファイルを閲覧したかを確認できます。
■ アクセスログをデータベースで管理しているので、「ユーザー」「操作日時」で検索もできます。
スマホ専用の承認画面
スマートフォン・タブレットでも操作しやすい専用画面で出張先や移動中など場所や場面を問わず、文書の閲覧・承認ができます。
多言語対応
楽々Document Plusのメニューや各画面を、各言語に切り替えて表示できます。
ユーザ毎に表示する言語区分を予め設定でき、異なる言語区分のユーザ間でワークフローを回すことも可能です。
■ メニューやメッセージは日本語・英語・中国語（簡体字）を標準搭載。その他の言語はお客さまで翻訳して展開可能。
■ お客さまで作成するキャビネットやフォルダの名称、フォームの項目名なども、必要に応じて各言語版を設定できます。
■ ユーザの言語区分で自動切替、画面からの言語選択も可能。
■ ワークフローから送信されるメールの文面も、各言語版を設定できます。受信するユーザの言語区分で、自動的に選択・送信。
ファイルサーバ共有機能
楽々Document Plusへの文書データの登録がまだでも、既存のファイルサーバを検索・表示でき、すぐに情報共有・活用にお使いいただけます。
■ 共有したいファイルサーバのフォルダを、楽々Document Plusに公開フォルダとして設定します。
■ 設定したフォルダのファイルの全文検索、サムネイル表示、ビューワ表示が可能になります。
■ 楽々Document Plusから、公開フォルダの内容を閲覧・検索できます。
■ 楽々Document Plusと公開フォルダの横断検索も可能です。
※ 共有できるファイルサーバのファイル数は最大50万件となります。
※ ファイルサーバ側で設定したアクセス権限は継承しません。登録したサーバ単位での楽々Document Plus側でのアクセス権限ON/OFFの設定となります。
※ 全文検索の対象となるファイルには制限があります。画像ＰＤＦやＴＩＦＦなどのＯＣＲ機能はご利用頂けません。
