データ移行

データ移行の流れ

楽々Document Plusでは、既存システムからの文書データ移行を想定した機能を提供しています。

  • 【組織情報の登録】●ユーザ情報を登録●グループ情報を登録●所属情報を登録【キャビネット / フォルダの作成】●キャビネットおよびフォルダを作成
            ●キャビネット/フォルダの権限設定●移行データを登録するフォームを作成●アクティビティの作成と経路を定義【文書データの登録】●属性 + ファイル をCSVで一括登録

組織情報の登録 と キャビネット/フォルダの作成

【組織情報の登録】ユーザ/グループ/所属の情報は社内の人事マスタから抽出したファイルを整形して一括登録【フォルダ一括作成】ツリー構造を定義したファイルから一括作成

文書データの登録

既存システムやファイルサーバにある大量の文書を、CSVファイルを利用して一括で登録することができます。

●指定形式のCSVファイルに、属性情報(文書名、作成者、部署、コメント等)と添付ファイルのファイルパスを記載します。●楽々Document PlusからCSVファイルと登録先のフォルダを指定することで、属性情報+添付ファイルを1文書として、一括で登録することができます。●最新版文書だけでなく、旧版文書や承認作業前の文書も一括で登録できます。

文書一括登録用テンプレート

文書一括登録用CSVファイルのテンプレートをダウンロードできます。必要最低限の編集で記入ミスを最小限にできます。

●CSVファイルの項目の説明と設定例が楽々Document Plus上に一覧表示され、内容を編集する際に参考にできます。●ファイルを簡単に移行できるよう、ファイル名や特定の作成者情報、ワークフロー情報をテンプレートに出力できます。

ファイルサーバからのデータ移行簡略化

ファイルサーバから移行する場合は、ファイルサーバのフォルダ階層とファイルをそのまま楽々Document Plusへ移行できます。

フォルダ一括作成、文書一括登録のCSVを作成する手間を大幅に削減!
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